Assistant / Assistante administration des ventes export

Sous la responsabilité de la Directrice Sales operations et intégré (e) à l'équipe ADV et logistique, vos missions principales sont les suivantes:

En Amont de la saison :

- Vérification des portefeuilles de commandes en lien avec les Départements Commerciaux et Production
- Préparation de fichiers produits par commande (carelabels, supplier manual, delivery plan)
- Envoi des factures proforma, des conditions générales de vente et des informations produits aux clients
- Récupération des instructions de livraison auprès des clients
- Relance du paiement des deposits

Durant la saison :

- Suivi logistique (lien régulier avec le service logistique et production)
- Information des clients des prochaines pièces en préparation
- Lancement des commandes de saison par ordre de priorité à l'entrepôt
- Optimisation des préparations et des livraisons
- Préparation et envoi des documents pour la livraison et les douanes (factures, packing lists,certificats nécessaires ..)
- Relance de paiements
- Organisation des enlèvements en lien avec les transporteurs et l'entrepôt.
- Participation au Delivery Meeting bimensuel (point sur les livraisons et les paiements en attente)
- Gestion et expédition des réassorts et des projets spéciaux
- Gestion et expéditions des commandes Personnel
- Modification du portefeuille de commande et négociation clients (annulations commerciales,discounts, termes spéciaux)
- Gestion des retours clients (défectueux, surplus.), en lien avec le service production
- Gestion des litiges (manquants, retard, dégradation, .)
- Création et tenue de rapports saisonniers : retours, défectueux, annulations, livraisons,paiements etc.
- Etablissement et suivi des avoirs avec le département finance
- Mise à jour des fichiers de suivis distribution
- Gestion de la facturation & suivi des règlements (lien régulier avec le service finance)

Clôture de la saison :

- Remise en stock des commandes
- Participation aux bilans de fin de saison
- Suivi et cloture des livres de comptes clients avec le département finance

PROFIL :

Expérience réussie d' au moins 2 ans en ADV, idéalement dans une industrie similaire
Anglais Courant
Bonne maitrise Excel (TCD, RechercheV) impérative pour le poste
Maitrise d'un ERP, ZEDONK serait un plus
Fort esprit d'équipe